Uitgangspunten voor een geslaagde reis - evenement

Bij de organisatie van een evenement of reis denkt men veelal eerst aan leuke ideeën en/of bestemmingen. Dat is ook goed, want het geeft een richting aan en men moet ook enthousiast kunnen zijn om iets op gang te brengen. Wel is het raadzaam zich niet alleen door 'wilde' ideeën te laten leiden, maar ook serieus na te denken over verschillende uitgangspunten. Hieronder hebben we een aantal vragen opgesteld die een denkproces op gang kan zetten bij het maken van de juiste keuzes voor uw reis of evenement! Klikt u op de betreffende vraag dan treft u een uitgebreide toelichting bij de vraag.

Neemt u gerust contact met ons op om vanuit deze vragen uw wensen en ideeën verder te bespreken en te vertalen naar concrete evenementprogramma's en reisbestemmingen. Succes!

• Wat is de aanleiding voor het evenement of reis?
• Wat wilt u bereiken met het evenement of reis?
• Wanneer bent u van plan iets te gaan organiseren?
• Op welke locatie wilt u uw evenement/reis organiseren?
• Voor wie wilt u een evenement/reis organiseren?
• Heeft u al eens eerder een reis/evenement georganiseerd?
• Welk budget heeft u in gedachten voor de organisatie van uw reis of evenement?
• Welke ideeën heeft u zelf voor een reis of evenement?

Wat is de aanleiding voor uw evenement of reis?

 
• Een bedrijfsuitje om medewerkers (en partners) te belonen?
• Een jubileum vieren?
• Elkaar beter leren kennen?
• Werken aan een hecht team?
• Een boodschap overbrengen aan uw relaties?
• In contact treden met uw klanten?
• Uw bedrijf/producten presenteren?

Enkele aanleidingen waarvoor een evenement of reis een ideaal middel kan zijn om uw doel te bereiken. De volgende stap is nu vanuit deze aanleiding een heldere doelstelling te omschrijven.

Wat wilt u bereiken met het evenement of de reis?

Probeert u zo concreet mogelijk uw doelstelling(en), voor het organiseren van een evenement of reis, te formuleren. U maakt dan meer kans deze doelstelling(en) ook daadwerkelijk te bereiken.
Het zal een leidraad zijn bij het maken van uw inhoudelijke keuzes!

Een voorbeeld:
• Wij willen een weekend (2 dagen) op reis met de medewerkers en partners om hen te belonen voor een jaar hard werken en betrokkenheid bij het bedrijf.
• We kiezen voor een bestemming in Nederland om mensen niet te ver te laten reizen en bovendien om zondag’s weer op tijd terug te zijn.
• Het programma moet een actief en gezellig karakter hebben, maar laagdrempelig en gevarieerd zodat er voor elk wat wils is. We kiezen er voor zoveel mogelijk activiteiten met elkaar te beoefenen om de saamhorigheid en het informeel contact te bevorderen.
• Tot slot willen we een bestemming/locatie in een rustige landelijke sfeer, om twee dagen uit de dagelijkse drukte te ontsnappen.

Wanneer bent u van plan om iets te gaan organiseren?

Op welke locatie wilt u een evenement/reis organiseren?

Mogelijk is de locatie/bestemming nog niet bepaald en is het een onderdeel van de keuzes die u nog moet gaan maken. Voor onze evenementen hebben we vele bijzondere en sfeervolle locaties in Nederland geselecteerd. Op onze reisbestemmingen werken we ook met veel verschillende hotels, restaurants en andere locaties.

Bij het bepalen van een locatie/reisbestemming kunt u zich o.a. de volgende vragen stellen:

• Bepaal een acceptabele reistijd naar een locatie/bestemming die in de juiste verhouding staat tot de totale tijdsduur van het evenement/de reis.
• Probeer uw ideale (maar wel haalbare) locatie te omschrijven voor uw evenement/reis.
• Welke eisen stelt u aan het niveau van de catering en eventuele overnachting?
• Heeft u ook wensen ten aanzien van de ligging? Landelijk of in een stad?
• Heeft u bepaalde wensen ten aanzien van de feest/vergaderzalen en mogelijkheden voor activiteitenprogramma’s (buitenterrein)?

Voor wie wilt u een evenement/reis organiseren?

Het lijkt een open deur, maar het is een belangrijke keuze te bepalen wie u gaat uitnodigen.
Deze keuze houdt ook directe verband met uw doelstelling.

• Alleen medewerkers? Bijvoorbeeld als u wilt werken aan een hecht team.
• Medewerkers en partners? Als u bijvoorbeeld niet alleen de medewerkers maar ook de partners wilt belonen voor hun (indirecte) betrokkenheid bij het bedrijf.
• Voor het gehele bedrijf (‘wij-gevoel’) of juist een afdeling (bijvoorbeeld behalen van een bepaalde prestatie)?
• De familie van de medewerkers (partners en kinderen)
• Voor relaties (klanten, buren, dealers, etc.)
• Hoe ligt de verhouding mannen/vrouwen en wat is de leeftijdverdeling binnen uw bedrijf?
• Hoe omschrijft u de verschillende type mensen van uw bedrijf? (kantoor, productie, welke interesses, verkoop, ontwikkeling, etc.)
• Voertaal?

Heeft u al eens eerder een reis/evenement georganiseerd?

Maakt u eens een overzicht van de afgelopen 5 tot 10 jaar met evenementen/reizen die u al eens georganiseerd heeft. Vermeldt u daar tevens bij wat de ervaringen waren. Wat waren de meest succesvolle evenementen/reizen en waarom? En welke waren misschien minder geslaagd en waarom?
Dit interne onderzoek kost u vaak weinig tijd (veelal navraag bij collega’s), maar de uitkomsten zijn erg waardevol en verhelderend. Het geeft u niet alleen inzicht in wat in het verleden al gedaan is, maar ook meer duidelijkheid wat wel of niet in de smaak zal vallen!

Ook voor ons als organisatiebureau is dat belangrijke informatie om aan te voelen wat wel en niet bij uw bedrijf past.

Welk budget heeft u in gedachten voor de organisatie van uw reis of evenement?

De meeste bedrijven geven direct duidelijkheid over het te besteden budget. Dat is ook raadzaam, aangezien het anders vrijwel onmogelijk is keuzes te maken over een programma voor een evenement of bestemming voor een reis. Uiteindelijk bent u natuurlijk zelf degene die oordeelt over het aanbod!

Bij de calculatie van de prijs van het evenement/de reis willen we van u weten wat het te verwachte aantal deelnemers zal zijn. Op basis daarvan komen we tot een totaalbedrag, dat natuurlijk kan worden teruggerekend naar een 'per persoonsbedrag'.

Over programma’s/diensten binnen Nederland wordt 19% BTW geheven. Indien de organisatie van een evenement/reis in het buitenland plaatsvindt, kan het 0% BTW tarief worden gehanteerd. Bedrijven met BTW nummer kunnen in de meeste gevallen de BTW terugvorderen (zie ook onze tips over bedrijfsuitjes & de fiscus).

Welke ideeën heeft u zelf voor uw evenement of reis?

Wanneer u eerder genoemde uitgangspunten heeft doorlopen, heeft u voldoende ‘sturing’ voor een effectieve brainstorm over de invulling van uw evenement of reis. Maak een inventarisatie van ideeën en probeer daar vervolgens een shortlist van te maken.

Uiteraard zouden wij het op prijs stellen als u ons nu betrekt om de uitgangspunten en ideeën te vertalen naar concrete programma’s.

Terug naar het overzicht