Effectief uitnodigen - Maximale opkomst bij uw personeels evenement

Verzeker u zelf van een hoge opkomst met de 'Tendolle tips' voor een effectief uitnodigingstraject!

Het uitnodigingstraject is vaak een sluitpost in kosten en tijd bij de organisatie van een evenement of reis. Investeer niet alleen in een goed evenement, maar zeker ook in een goede uitnodiging. En dat hoeft niet veel te kosten. Het is vooral een kwestie van goed communiceren en de 'vonk laten overslaan'!

1.	Beschrijf uw doel van het evenement Bedenk vooraf goed wat uw doel is en hoe u wilt overkomen. Probeer u af te vragen op welke manier het voor de medewerker interessant en mogelijk zinvol is bij het evenement aanwezig te zijn.

Zorg voor de juiste adressen en tenaamstelling
Niets is vervelender dan een verkeerd gespelde naam op de uitnodiging. Maar ook adressen dienen actueel te zijn en desnoods vooraf gecontroleerd te worden. Indien de partner van de medewerker wordt uitgenodigd, verdient het de voorkeur de uitnodiging naar het priveadres te sturen. Het thuisfront blijkt bovendien vaak een belangrijke rol te spelen bij het tijdig reageren.

Met een persoonlijke benadering scoort u beter
Personaliseer de uitnodiging door de genodigde bij naam te noemen. Indien partners worden uitgenodigd, vermeld die dan ook op de uitnodiging. Het kost soms wat meer tijd, maar het is een teken dat het echt op prijs wordt gesteld dat ook de partner meekomt!

Zorg dat de uitnodiging er opvallend uitziet
Opvallende post wordt als eerste geopend. Maar ook een handgeschreven adres op het etiket en het gebruik van een postzegel in plaats van een frankeermachine wekt extra nieuwsgierigheid op. Verder kan de aandacht op het evenement worden gericht door ludieke acties via de e-mail, d.m.v. affiches of bijvoorbeeld het verschijnen van acteurs of muzikanten op het bedrijf. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden.

De vaste onderdelen van een uitnodiging
Zet in de uitnodiging in ieder geval de aanleiding van het evenement/de reis, geef aan voor wie het bedoeld is, de datum, de (globale) tijd, een reageermogelijkheid, een opgavetermijn én minimaal een 'tipje van de sluier' over het programma zodat men nieuwsgierig wordt gemaakt. Vraag altijd een reactie, dus ook als men niet kan komen!

Houd de opgavetermijn kort

Hoe korter de termijn voor opgave, des te groter de kans dat iedereen reageert. Zeker indien ook partners worden uitgenodigd, heeft men soms wel enkele dagen nodig om te kunnen reageren, maar een week is vaak lang genoeg. Inventariseer wel of er medewerkers zijn die door bijvoorbeeld vakantie of ziekte niet (tijdig) kunnen reageren!

7.	Verstuur uw uitnodiging tijdig Iedereen heeft het ontzettend druk. Als u de uitnodiging op tijd verstuurd is de kans vele malen groter dat iedereen aanwezig kan zijn.

8.	Laat merken dat er op de medewerker wordt gerekend Geef het gevoel dat hij of zij niet gemist kan worden tijdens het evenement. Stuur daarom na de opgave altijd direct een bevestiging, al dan niet met wat aanvullende informatie.

Benader medewerkers die niet reageren
Na het verlopen van de opgaventermijn moeten alle medewerkers benaderd worden die nog niet hebben gereageerd op de uitnodiging. Vaak is persoonlijk spreken (bellen/ langskomen) het beste. Men bekrachtigt daarmee ook het belang van het evenement en laat blijken het erg op prijs te stellen dat men aanwezig is.

10.

Het laatste contact voor het evenement
Als iedereen heeft gereageerd op de uitnodiging is het verstandig om voor het evenement nogmaals met iedereen contact te zoeken. Dat kan ook goed gecombineerd worden met wederom een 'tipje van de sluier' over het programma op te lichten of wat laatste praktische informatie te geven (routebeschrijving, kledingadvies, etc.).

Terug naar boven

Terug naar het overzicht