Event communicatie

Programma geheim houden of bekend maken?
We merken dat bedrijven heel verschillend omgaan met de communicatie van hun evenement of reis. Wanneer kies je ervoor om het programma geheim te houden en wanneer maak je het juist (vroegtijdig) bekend. Een aantal voor- en nadelen:

Voordelen geheim houden
- je wekt nieuwsgierigheid en bouwt spanning op
- je blijft nog flexibel met de inhoud van het programma. 

  (meestal wordt alleen de datum gecommuniceerd)

Nadeel geheim houden
- je laat mensen (nog) in onzekerheid
- het programma kan nog niet gaan leven, er is nog geen

  betrokkenheid
- men kan zich nog niet echt gaan verheugen, want men weet

  niet waarop
- het kan een negatieve invloed hebben op de opgave en de

  opkomst

In sommige gevallen kan het (nog even) geheim houden van het programma een positief effect hebben op de aandacht voor het evenement. Het kan extra gaan leven door er bijvoorbeeld een soort ‘prijsvraag’ aan te koppelen. Men kan het programma of de bestemming proberen te achterhalen aan de hand van verkregen aanwijzingen. Laat het alleen niet te lang duren (enkele weken), anders zakt de aandacht weer weg.

Neem onzekerheden weg
Naar ons idee, en dat wordt tijdens onze klantevaluaties bevestigd, is het juist goed mensen vroegtijdig te informeren over het programma. Het blijkt dat de meerderheid dat prettig vindt en er niet van houdt onaangenaam verrast te worden.

Communiceer de inhoud
Men wil bovendien de afweging maken of het programma interessant genoeg is om zich op te geven. De tijd dat men, ongeacht het programma, gewoon aanwezig was bij personeelsevenementen lijkt voorbij. Velen hebben ook privé een volle agenda. Betrek de medewerkers bij het (samenstellen) van het programma en houd rekening met individuele wensen.

Optimaal resultaat
Als je vroegtijdig de deelnemers betrekt bij het programma en goed communiceert, dan heeft dat een positieve invloed op de opgave, de opkomst en de uiteindelijke waardering van de deelnemers!